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Oft unterschätzt: Projektmanagement beim Personalabbau

Wenn es soweit kommt, dass ein Unternehmen Personal abbauen muss, ist dies weder für die Mitarbeiter noch für das Management leicht. Denn natürlich sind die Leidtragenden erst einmal die entlassenen Mitarbeiter. Doch auch Führungskräfte tun sich schwer mit dieser Situation. Kaum ein Manager engagiert sich gerne für ein derart negativ besetztes Thema, angefangen bei Vorstand und Geschäftsführung. Auch können die Wenigsten einschätzen, was tatsächlich auf sie zukommt und sind mit der massiven Emotionalität überfordert. Oder sie wissen nicht wirklich, welche Faktoren den Personalabbau beeinflussen. Während sie ähnlich wichtige und übergreifende Themen als Projekte aufsetzen und abarbeiten, gehen sie hier zaghaft, ja oft ungeschickt vor. Doch gerade ein sauberes Projektmanagement würde den Prozess für alle Seiten erleichtern. Worauf kommt es dabei an?

Mehr Klarheit durch gutes Projektmanagement

Personalabbau geht nicht nur diejenigen Mitarbeiter an, die ihren Arbeitsplatz verlieren. Vorstand und Geschäftsführung stehen in der Öffentlichkeit und müssen diesen Schritt rechtfertigen. Es ist wichtig, die verbleibenden Mitarbeiter nicht zu frustrieren, sondern sie zu motivieren. Dazu müssen sie den Prozess nachvollziehen können. Und schließlich ist immer auch der Betriebsrat im Spiel, der die Interessen der Mitarbeiter und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens vertritt. Gut organisiertes Projektmanagement hat hier den Vorteil: Vom Projektauftrag über Einbeziehung der Stakeholder bis hin zum Projektcontrolling sind Ziele, Verantwortung und der jeweilige Stand in den einzelnen Arbeitspaketen und Aufgaben transparent. Das hilft Betroffenen wie auch beobachtenden Kollegen aus anderen Bereichen, die Vorgänge nachzuvollziehen und im besten Fall als fair zu beurteilen. Es muss vieles beachtet werden: formale und rechtliche Kriterien sind einzuhalten – selbst kleine Fehler können hier schnell fatale Wirkung haben.

Eine Studie der TU München[1] hat ergeben: ist das Projektmanagement mangelhaft, können die Ziele des Personalabbaus nicht erreicht werden, das Unternehmen steht dann sogar noch schlechter da als zuvor. Die Gründe sind vielfältig – so ist etwa der Handlungsspielraum stark eingeschränkt, das Vorgehen kann als planlos und unberechenbar empfunden werden. Dann springen die Leistungsträger ab, die eigentlich an Bord bleiben und das Unternehmen weiterbringen sollen.

Mithilfe von Projektmanagement lässt sich auch die Kommunikation besser steuern. Gerade weil das Thema schwierig für das gesamte Unternehmen ist, fällt es Verantwortlichen oft schwer, die harten Schritte klar zu benennen. Dabei ist genau das wichtig, um Vertrauen und Glaubwürdigkeit nicht zu verlieren. Kommunikation und Umsetzung müssen zusammenpassen: wenn etwa harte Einschnitte als überlebenswichtig dargestellt, dann aber nicht durchgesetzt werden, nehmen Mitarbeiter die Ankündigungen nicht mehr ernst. „Beim letzten Mal haben sie das ja auch schon gesagt …“

Eine Studie (Capgemini, 2006) zeigt, wie unprofessionelles Trennungsmanagement die Produktivität um 21 Prozent reduziert. Auch weitere verdeckte Kosten sind kaum kalkulierbar: Innovationsverlust, negative Veränderung von Unternehmenskultur und Betriebsklima, sinkende Motivation der Verbleibenden, Fluktuation, Neuerwerb von Know-how, Fehlzeiten, Verlust der Arbeitgeberattraktivität in Zeiten des Fachkräftemangels, Imageverlust etc.

Zusätzlich entscheidend: Change-Management und soziale Kompetenz

Insbesondere kommt es darauf an, das Thema als Change Management-Projekt zu behandeln und das notwendige Change-Know-how dafür mitzubringen oder extern einzukaufen. Ebenso entscheidend sind soziale Kompetenzen bei Projektleitung und Umsetzern: die Wucht der psychologischen und zwischenmenschlichen Dynamik in einem solchen Projekt ist nicht zu unterschätzen. Immerhin geht es um das Vertrauen von Belegschaft, Führungskräften, Kunden und Öffentlichkeit. Und ist das einmal verloren, lässt es sich nur schwer wieder gewinnen. Bei alldem ist jedoch klar: der „Hut“ für das Projekt Personalabbau kann nicht leicht an jemanden weitergegeben werden. Denn dieses heikle Projekt ist immer Sache der obersten Geschäftsleitung.

 

[1] Das Institut für Personal- und Organisationsforschung der Universität der Bundeswehr München – unterstützt durch die Fritz-Thyssen-Stiftung zur Förderung der Wissenschaft und den Daimler-Benz-Fonds im Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft e.V. – hat im Rahmen eines mehrjährigen empirischen Forschungsprojektes die betriebswirtschaftlichen Folgewirkungen von Personalabbau auf Unternehmen und die verbleibenden Mitarbeiter untersucht, 1998 – 2002

Bild: RainerSturm  / www.pixelio.de

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